Polityka prywatności dziennika

Obowiązuje od 29 sierpnia 2026. Wersja 1.0.

Dokument opisuje, jakie dane przetwarzamy w dzienniku elektronicznym Profe Studio — w panelu pod adresem dziennik.profestudio.com i w aplikacji mobilnej Profe Studio — w jakim celu, jak długo i komu je powierzamy.

Dotyczy wyłącznie dziennika. Przetwarzanie danych związane ze stroną www.profestudio.pl, zapytaniami ofertowymi i rekrutacją opisuje Polityka prywatności Profe Studio.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych przetwarzanych w dzienniku jest Profe Studio Anita Żulicka, Dominik Żulicki spółka cywilna, ul. Reymonta 36, 97-500 Radomsko, NIP 7722429041, REGON 523030648.

W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt: rodo@profestudio.pl.

2. Czyje dane przetwarzamy

• Kursantów — w tym dzieci i młodzieży, na podstawie umowy zawartej z ich opiekunami;
• Opiekunów — rodziców i opiekunów prawnych kursantów;
• Lektorów i pracowników Szkoły korzystających z dziennika w pracy.

3. Jakie dane i w jakim celu

Prowadzenie konta i logowanie

Zakres. Adres e-mail, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu kryptograficznego, przypisane role i uprawnienia, data ostatniego logowania, informacje o aktywnych sesjach (urządzenie i przeglądarka), adres IP.

Podstawa prawna. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu dostępu do danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane kursanta i przebieg nauki

Zakres. Imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, adres, przypisanie do grup i kursów, frekwencja na zajęciach, oceny, uwagi, tematy zajęć, podsumowania semestralne.

Podstawa prawna. Wykonanie umowy o świadczenie usług edukacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Powiązania rodzinne

Zakres. Informacja o tym, który opiekun sprawuje opiekę nad którym kursantem, rodzaj więzi (matka, ojciec, opiekun prawny) i wskazanie pierwszego kontaktu.

Cel. Umożliwienie opiekunowi wglądu w dane dziecka i kontaktu w sprawach organizacyjnych. Podstawa prawna. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Rozliczenia i płatności

Zakres. Wysokość czesnego, harmonogram rat, terminy płatności, historia wpłat, saldo, dane niezbędne do rozliczenia płatności online (identyfikator transakcji).

Podstawa prawna. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dokumenty i umowy

Zakres. Treść dokumentu, data i godzina akceptacji, dane osoby akceptującej, adres e-mail, adres IP oraz skrót kryptograficzny treści dokumentu.

Cel. Wykazanie, kto, kiedy i jaką treść zaakceptował — skrót pozwala wykazać, że dokument nie zmienił się po akceptacji. Podstawa prawna. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości ustalenia i dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Korespondencja i powiadomienia

Zakres. Treść wiadomości wymienianych w dzienniku, data wysłania, nadawca i odbiorcy, informacja o doręczeniu wiadomości e-mail.

Podstawa prawna. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Ankiety oceniające zajęcia

Zakres. Wyłącznie treść odpowiedzi. Ankiety są anonimowe — system jest zbudowany tak, że nie da się powiązać odpowiedzi z osobą, która ich udzieliła. Nie jest to kwestia ustawienia, lecz sposobu zapisu danych. Wyniki pokazujemy dopiero po zebraniu co najmniej 3 odpowiedzi.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ocenie i poprawie jakości zajęć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dziennik zdarzeń (historia operacji)

Zakres. Zapis czynności wykonywanych w systemie: kto, kiedy i co zrobił, wraz z adresem IP. Obejmuje m.in. zmiany danych, wystawienie ocen, przyjęcie wpłat, nadanie i zmianę haseł.

Cel. Bezpieczeństwo danych i możliwość ustalenia przebiegu zdarzeń w razie wątpliwości lub sporu. Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Materiały i pliki

Zakres. Pliki udostępniane przez lektorów kursantom, wraz z informacją, kto i kiedy je wgrał. Podstawa prawna. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

4. Płatności online

Płatności online obsługuje Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay), ul. Św. Marcin 73/6, 61-808 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579 — krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego.

Rozpoczynając płatność, przekazujemy operatorowi imię i nazwisko płatnika, adres e-mail, kwotę oraz opis wpłaty. Opis zawiera imię i nazwisko kursanta, żeby dało się przypisać wpłatę do właściwej osoby.

Nie mamy dostępu do danych karty płatniczej ani danych logowania do bankowości — są one podawane wyłącznie po stronie operatora, na jego stronie. Otrzymujemy od niego jedynie informację o wyniku płatności, kwocie i identyfikatorze transakcji.

W zakresie obsługi płatności operator jest odrębnym administratorem danych i przetwarza je zgodnie z własną polityką prywatności, dostępną na stronie tpay.com.

5. Komu powierzamy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Korzystamy z następujących dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie:

Droga wiadomości e-mail. Wiadomości wysyłane przez dziennik — zaproszenia do konta, odnośniki do ustawienia hasła, przypomnienia i ogłoszenia — przechodzą przez serwis Brevo, który odpowiada za samą wysyłkę. Odpowiedzi kierowane do Szkoły trafiają natomiast na nasze skrzynki utrzymywane przez OVH. Oba podmioty przetwarzają w tym zakresie adresy e-mail oraz treść wiadomości.

Ponadto dane mogą być udostępnione biuru rachunkowemu w zakresie niezbędnym do rozliczeń oraz uprawnionym organom państwowym, jeżeli zwrócą się o to na podstawie przepisów prawa.

Dane przechowujemy na terenie Unii Europejskiej. Wybraliśmy region Frankfurt świadomie, aby dane nie opuszczały obszaru objętego RODO.

6. Aplikacja mobilna

• Aplikacja nie zbiera danych o lokalizacji, nie korzysta z aparatu, mikrofonu ani kontaktów i nie zawiera reklam ani narzędzi śledzących.
• Na urządzeniu przechowujemy wyłącznie dane logowania sesji, zapisane w zabezpieczonym magazynie systemowym (pęk kluczy w systemie iOS, magazyn zabezpieczony w systemie Android).
• Wylogowanie usuwa te dane z urządzenia.
• Aplikacja łączy się wyłącznie z naszym serwerem oraz — przy płatności — ze stroną operatora płatności otwieraną w przeglądarce.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Dane kursanta i przebieg nauki — przez czas trwania nauki, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
• Rozliczenia i dokumenty księgowe — przez 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Dokumenty zaakceptowane elektronicznie — przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
• Korespondencja — przez czas trwania nauki i okres przedawnienia roszczeń.
• Sesje logowania — nieaktywne sesje usuwamy po 30 dniach.
• Powiadomienia usunięte do kosza — kasujemy trwale po 30 dniach.
• Dziennik zdarzeń — przez czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i ustalenia przebiegu zdarzeń.
• Odpowiedzi z ankiet — bezterminowo, ponieważ są anonimowe i nie stanowią danych osobowych.

8. Kopie bezpieczeństwa

Wykonujemy kopie bezpieczeństwa zawartości dziennika: automatycznie raz w miesiącu oraz doraźnie przed istotnymi zmianami. Kopie są zaszyfrowanym plikiem przechowywanym w tej samej infrastrukturze co dane bieżące, na terenie Unii Europejskiej, a dostęp do nich ma wyłącznie administrator systemu.

Niezależnie od tego dostawca bazy danych wykonuje własne kopie dobowe.

Usunięcie danych na Państwa żądanie obejmuje dane bieżące. Kopie bezpieczeństwa są wymieniane cyklicznie, a dane usunięte znikają z nich wraz z kolejną kopią.

9. Jak dbamy o bezpieczeństwo

• połączenie z panelem i aplikacją jest szyfrowane (HTTPS);
• hasła przechowujemy wyłącznie jako nieodwracalne skróty kryptograficzne — nikt ze Szkoły ich nie zna;
• dostęp do danych jest ograniczony rolą: lektor widzi swoje grupy, opiekun swoje dzieci, i nie więcej;
• każda istotna czynność jest zapisywana w dzienniku zdarzeń;
• zmiana hasła kończy wszystkie sesje, także na innych urządzeniach;
• hasło nadane przez pracownika Szkoły wymaga zmiany przy pierwszym logowaniu.

10. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Część z tych praw można zrealizować samodzielnie w dzienniku — dane kontaktowe zmienia się w panelu, a hasło w panelu i aplikacji. W pozostałych sprawach prosimy o wiadomość na adres rodo@profestudio.pl. Odpowiadamy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni.

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne — nie obejmuje danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów, w szczególności dokumentów księgowych i rozliczeń.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11. Dane dzieci

Dane kursantów niepełnoletnich przetwarzamy na podstawie umowy zawartej z ich opiekunami. Konto w dzienniku zakładane jest opiekunowi, a dziecko jest do niego przypisane. Szkoła może udostępnić dostęp bezpośrednio kursantowi niepełnoletniemu wyłącznie za wiedzą opiekuna.

Nie prowadzimy wobec dzieci działań marketingowych ani profilowania.

12. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie stosujemy profilowania. System wykonuje obliczenia — na przykład sald i przypomnień o płatnościach — ale każda decyzja dotycząca kursanta należy do człowieka.

13. Zmiany polityki

W razie zmiany funkcji dziennika albo przepisów prawa możemy zmienić niniejszą politykę. O istotnych zmianach poinformujemy przez powiadomienie w dzienniku oraz wiadomość na adres e-mail przypisany do konta.

Profe Studio Anita Żulicka, Dominik Żulicki s.c.
ul. Reymonta 36, 97-500 Radomsko
NIP 7722429041 · REGON 523030648
sprawy dotyczące danych osobowych: rodo@profestudio.pl
kontakt ogólny: biuro@profestudio.pl

Zobacz również: Regulamin dziennika · Polityka prywatności Profe Studio